Die Bewerbung im Internet oder per E-Mail liegt voll im Trend. Sie ist schnell und kostengünstig. Vor allem größere Unternehmen akzeptieren kaum noch klassische Bewerbungen. Was bei einer Online-Bewerbung zu beachten ist, verrät Azubi NRW.
Mit ein paar Klicks zum Traumberuf? Warum nicht!? Mehr als jede zweite Stelle wird heute online ausgeschrieben. Immer mehr Betriebe und Unternehmen favorisieren daher die digitale Bewerbung. Sie spart Zeit und Geld. Ein Auslaufmodell sind dagegen klassische Papierbewerbungen. Doch so praktisch und beliebt die Online-Bewerbungsform ist – es gilt, einige Fettnäpfchen zu vermeiden.
Was ist bei einer Online-Bewerbung zu beachten?
Zunächst einmal: Online-Bewerbung ist nicht gleich Online-Bewerbung. Es gibt E-Mail-Bewerbungen, Online-Formulare und Bewerber-Homepages. Leider geben sich viele Bewerber bei der digitalen Bewerbung immer noch weniger Mühe als bei der klassischen Mappe. Doch wer bei der Online-Bewerbung schludert, verspielt seine Chance auf ein Vorstellungsgespräch. Doch wie funktioniert ein Online-Lebenslauf? Was ist bei der Anrede zu beachten? Und kann ich eine Bewerbung gleich an mehrere Adressaten versenden? Auf diese und viele andere Fragen hat Azubi NRW Antworten für euch gesammelt.
Was kommt bei einer Online-Bewerbung in die Mail?
Die E-Mail-Bewerbung funktioniert recht ähnlich wie eine Papierbewerbung. Wichtig ist, dass du dich genau informierst, welche Form gewünscht ist. Man unterscheidet zwei Arten: Um Kontakt zu einem Unternehmen herzustellen und sich nach freien Ausbildungsstellen zu erkundigen, reicht meist eine Kurzbewerbung. Das gilt auch für den Fall, dass gar keine Stelle ausgeschrieben ist und du dich initiativ (also ohne konkrete Ausschreibung) bewerben möchtest.
Was ist bei einer Kurzbewerbung zu beachten?
Das Anschreiben kann gleich in der E-Mail stehen, oder du fügst es der Mail als Anhang im PDF-Format bei. Auch wenn im Internet oder in sozialen Netzwerken meist geduzt wird, ist bei der Bewerbung Seriosität gefragt. Das Du ist tabu! Die persönliche E-Mail-Adresse sollte ebenfalls nicht zu flapsig sein. Post von heißegrillwurst69@gmail.com landet entweder im Spam-Ordner oder im virtuellen Papierkorb. Besser ist es, sich für die Online-Bewerbung eine seriöse Adresse anzulegen, aus der das Gegenüber sofort Informationen über den Absender ableiten kann. Genauso wichtig ist es, den richtigen Ansprechpartner zu kennen, damit deine Bewerbung an der richtigen Stelle landet. Du kannst dich zum Beispiel im Unternehmen melden und dich erkunden, wer im Haus für die Bearbeitung der Bewerbungsgunterlagen zuständig ist. Hilfreich ist auch ein entsprechender Betreff, der gleich auf den ersten Blick erkennen lässt, worum es in der E-Mail geht: nämlich um eine Bewerbung auf einen Ausbildungsplatz. Deinen Lebenslauf fügst du am besten als Anhang im PDF-Format hinzu. Das digitale Bewerbungsfoto platzierst du im Dokument oben rechts. So wie man es auch in Papierform machen würde. Eine korrekte Rechtschreibung wird vorausgesetzt. Am besten lässt man den Text abschließend von einem Rechtschreib-Programm gegenchecken. Umgangssprache und Abkürzungen solltest du besser vermeiden. Biete abschließend an, auf Wunsch weitere Unterlagen zu schicken. Und vergiss nicht, deinen Kontakt als Signatur hinzuzufügen!
Welche Unterlagen sind bei einer vollständigen E-Mail-Bewerbung wichtig?
Wenn eine vollständige E-Mail-Bewerbung gewünscht ist, solltest du darauf eingehen, weshalb gerade Du für die ausgeschriebene Stelle geeignet bist. Der tabellarische Lebenslauf sollte übersichtlich gestaltet sein und alle relevanten Qualifikationen und Fähigkeiten beinhalten, die Einfluss auf die Ausschreibung haben könnten. Zeugnisse und Bescheinigungen scannst du am besten im PDF-Format ein. Das Anschreiben kannst du gleich in der E-Mail verfassen oder als Anhang mit den restlichen Bewerbungsunterlagen im PDF-Format mitliefern. Sollte es im Anhang auftauchen, beschreibe in der E-Mail kurz, worum es geht. Wenn du magst, kannst du auch ein Deckblatt verwenden und dein Bild darauf platzieren, dann brauchst du es nicht mehr in deinen Lebenslauf einzufügen. Alle Bewerbungsunterlagen fasst du am besten zu einer PDF-Datei zusammen. Das erleichtert die weitere Verarbeitung. Außerdem kannst du so selbst die Reihenfolge bestimmen. Gib der Datei einen eindeutigen Namen, zum Beispiel Max_Mustermann_Bewerbungsunterlagen. Entsprechende Tools findest du kostenlos im Internet. Die Größe des Anhangs sollte maximal drei bis fünf MB betragen, um das Postfach des Adressaten nicht zu verstopfen. Es lohnt sich, vorher einen Testausdruck zu machen, um zu überprüfen, ob alle Dokumente gut lesbar sind. Schick am besten auch eine Test-E-Mail mit allen Dokumenten an dich selbst, um zu sehen, ob alle Bewerbungsunterlagen vollständig sind.
Bevorzugt das Unternehmen, dass die Bewerbung an eine allgemeine E-Mail-Adresse geschickt wird, ist es dennoch sinnvoll, einen Ansprechpartner zu haben, den du in deiner E-Mail ansprechen kannst. Den Namen kannst du im Unternehmen erfragen. Bevor du die Bewerbung abschickst, solltest du alles noch einmal überprüfen. Gerade die Einfachheit des elektronischen Bewerbungsprozesses verleitet viele dazu, voreilig auf „Senden“ zu klicken – und der Job ist futsch. Solltest du nach etwa zwei Wochen noch keine Antwort auf deine E-Mail-Bewerbung erhalten haben, kannst du telefonisch nachhaken.
Unbedingt vermeiden Die E-Mail-Bewerbung sollte nicht an mehrere Adressaten gleichzeitig geschickt werden. Die Sammelbewerbung klingt zwar zunächst praktisch, macht bei den Personalern aber keinen guten Eindruck. Im Gegenteil: Es zeigt, dass sich der Bewerber keine große Mühe gegeben hat. Besser ist es, die Betriebe individuell anzuschreiben.
Wie fülle ich eine Online-Bewerbungsformular richtig aus?
Auf den Internetportalen der Unternehmen kannst du dich in der Regel auch online bewerben. Dabei sind die Bewerbungsformulare oft ähnlich gestaltet. In der Regel bauen die Seiten aufeinander auf. Manche Tools erlauben das flüssige Vor- und Zurückblättern. Sollte dies nicht der Fall sein, empfiehlt es sich, zunächst einen Fake-Account anzulegen und von allen Feldern Screenshots zu machen, um sie später besser ausfüllen zu können. Ein Uplad von PDF-Dateien ist meist ebenfalls möglich. Wichtig ist, dass alle offenen Pflichtfelder ausgefüllt werden. Andernfalls führt dies zu deinem vorzeitigen Ausscheiden aus dem Bewerbungsprozess. Um Tippfehler zu vermeiden, kannst du entsprechende Textbausteine zunächst in aller Ruhe offline vorbereiten, von einem Rechtschreib-Programm gegenchecken lassen und hinterher einfügen. Die meisten Online-Formulare haben zudem sogenannte Freitextfelder. Hier wird in der Regel das sonst übliche Anschreiben erwartet. Um sich von der Masse abzuheben, gibt es zum Teil auch die Möglichkeit, ein eigenes Anschreiben hochzuladen. Wichtig ist, dass du den Ansprechpartner kennst, um ihn direkt anzusprechen.
Zunächst werden die sogenannten Kommunikationsdaten abgefragt, damit die Firma mit dir in Kontakt treten kann: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse. Auszufüllen sind von dir die Pflichtfelder, die meist mit einem Sternchen gekennzeichnet sind. Angaben zu deiner Nationalität oder deinem Familienstand sind freiwillig. Bei den Themen Schulbildung, voraussichtlicher Schulabschluss und Schulnoten gibt es häufig Auswahl- oder Anklickfelder. Wichtig: Personaler schauen zuerst auf die Noten. Die Angaben sollten deshalb mit deinen Zeugnissen übereinstimmen. Für deine praktischen Erfahrungen stehen dir in der Regel Auswahl- und Freitextfelder für eigene Formulierungen zur Verfügung. Wie bei einer schriftlichen Bewerbung versuchen die Unternehmen dadurch herauszufinden, wie groß dein Interesse an dem Ausbildungsberuf ist. Formuliere kurz und stichpunktartig. Qualifikationen wie Sprach- oder Computerkenntnisse kannst du unter dem Punkt Kenntnisse und Fähigkeiten einbringen. Zum Teil musst du dich selbst bewerten. Firmen bieten dafür Bewertungshilfen an, damit du dich besser einschätzen kannst. Orientiere dich daran. Auch Hobbys und freiwillige Tätigkeiten können abgefragt werden. Formuliere in Stichpunkten.
Große Firmen verlangen bei der Online-Bewerbung häufig auch Einstellungstests. Diese Tests ähneln einem Assessment-Center. Sie dienen dazu, eine erste Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern zu treffen. Die Einstellungstests dauern in der Regel zwischen ein und zwei Stunden. Eine Unterbrechung von mehreren Tagen ist möglich. Um zu überprüfen, ob du die Aufgaben alleine und ohne Hilfe gemacht hast, kann im Vorstellungsgespräch von dir verlangt werden, dass du eine verkürzte Version des Tests wiederholst.
Wann ist eine eigene Bewerbungs-Homepage sinnvoll?
Es gibt noch eine dritte Form der Online-Bewerbung: deine eigene Bewerbungs-Homepage. Sie ist eine sinnvolle Ergänzung zum Formular oder zur E-Mail. Du kannst zum Beispiel in deinem Anschreiben darauf verweisen, dass sich unter www.max-mustermann.de weitere Informationen zu Schulausbildung und praktische Erfahrungen abrufen lassen. Verzichten solltest du jedoch auf Urlaubsbilder und andere spielerische, eher private Inhalte. Wenn du deine Bewerbungs-Homepage nicht selbst programmieren möchtest, gibt es zahlreiche Anbieter, bei denen man sich in einer Art Baukastensystem seine Wunschseite zusammenstellen kann. Man kauft Domain, Struktur und Design und muss nur noch seine Inhalte einpflegen. Auch einige Internetprovider bieten einen solchen Service für wenig Geld an. Für viele Branchen kann die eigene Homepage eine sinnvolle Ergänzung der Bewerbung sein, weil sie dem Personaler zeigt, wie versiert der Kandidat mit dem Medium Internet umgeht, wie kreativ er ist und wie er sich darstellt. Für Programmierer oder Webdesigner stellt die virtuelle Bewerbungsmappe eine hilfreiche Arbeitsprobe dar, durch die sie mit Kreativität und Nutzerfreundlichkeit überzeugen können. Außerdem können auf der Homepage umfassende Dateien und Arbeitsproben zur Ansicht hinterlegt werden, die den Umfang einer normalen Bewerbungsmappe sprengen würden. Wichtig ist, dass sich der Personaler schnell und gut auf der Homepage zurechtfindet. Vielen Bewerbern unterläuft der peinliche Fehler, dass der Lebenslauf auf der Homepage nicht dem individualisierten Lebenslauf entspricht, der an das Unternehmen geschickt wurde. Findet der Personaler veraltete und geänderte Dateien, so machst du dich mit deiner Bewerbung unglaubwürdig.
Unbedingt beachten Falls die Bewerbungs-Homepage keinen Mehrwert zu bieten hat, solltest du bei deiner Bewerber besser darauf verzichten, darauf hinzuweisen.